9 PILAR MANAJEMEN STRATEGIS PEMBANGUNAN SISTEM PBJ di JAWA BARAT

SEMBILAN PILAR MANAJEMEN STRATEGIS PEMBANGUNAN SISTEM PENGADAAN DI PROVINSI JAWA BARAT

(Peran Biro Pengadaan Barang dan Jasa, untuk Mewujudkan

JABAR Juara Lahir dan Batin )

 

A.	PENDAHULUAN

 

Gedung Sate

Undang-Undang No. 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional 2005-2025 mengamanatkan bahwa pembangunan aparatur negara dilakukan melalui reformasi birokrasi. Reformasi birokrasi dan tata kelola pemerintahan menjadi prioritas utama sebagai wujud komitmen nasional untuk melakukan reformasi birokrasi.

Secara sederhana, makna reformasi birokrasi adalah perubahan besar dan mendasar dalam paradigma dan tata kelola pemerintahan Indonesia. Atas dasar makna reformasi birokrasi itu pula muncul beberapa keinginan dari pemerintah antara lain sebagai upaya menata ulang proses birokrasi dari tingkat Pemerintah Pusat hingga Pemerintah Daerah dan melakukan terobosan baru dengan langkah-langkah bertahap, konkret, realistis, sungguh-sungguh, berfikir di luar kebiasaan/rutinitas yang ada, upaya merevisi dan membangun berbagai regulasi, memoderenkan berbagai kebijakan dan praktek manajemen pemerintah pusat dan daerah, dan menyesuaikan tugas fungsi instansi pemerintah dengan paradigma dan peran baru. Kesemuanya itu menginginkan adanya perbaikan pelayanan dan perbaikan tata kelola birokrasi, sebagai upaya menciptakan pemerintahan yang bersih (clean government) dan kepemerintahan yang baik (good governance).

Salah satu faktor dan aktor utama yang turut berperan dalam perwujudan pemerintahan yang bersih (clean government) dan kepemerintahan yang baik (good governance) adalah birokrasi, dalam posisi dan perannya yang demikian penting dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik, birokrasi sangat menentukan efisiensi dan kualitas pelayanan kepada masyarakat, serta efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. Berbagai upaya telah dilakukan oleh pemerintah provinsi dan kabupaten/kota, baik dalam bentuk himbauan, kebijakan dan bahkan seperangkat aturan hukum telah disiapkan pemerintah daerah, apalagi adanya tuntutan yang cukup deras dari masyarakat sebagai penerima layanan untuk dilakukannya reformasi birokrasi di lingkungan pemerintahan daerah.

Tuntutan masyarakat menjadi permasalahan tersendiri yang harus diatasi oleh pemerintah. Penyelenggaraan manajemen pemerintahan efesiensi dan efektivitas bisnis proses dan mekanisme kerja/ prosedur dalam sistem manajemen yang baik, perlu menjadi target yang perlu segera dicapai. Hal ini lah yang menjadi dasar diperlukannya optimalisasai penyelenggaraan organisasi Satuan Kerja Perangkat Daerah, termasuk Biro Pengadaan pengadaan Barang dan Jasa Provinsi Jawa Barat, agar dapat lebih meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

Dalam pelaksanaan ini, diperlukan berbagai macam upaya manajerial dengan mengedepankan penanganan strategis yang akurat, efektif dan tetap mengedepankan kaidah ilmiah dan kemaslahatan sosial.

 

B.	PERMASALAHAN

 

Organisasi merupakan elemen yang amat penting dalam kehidupan manusia modern dewasa ini. Organisasi membantu kita melaksanakan hal-hal atau kegiatan-kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan oleh manusia sebagai individu, maka diperlukan adanya kerja sama dan dukungan orang lain dalam mewujudkan tujuan manusia lewat sebuah wadah yang disebut organisasi itu. Organisasi dapat memenuhi aneka macam kebutuhan manusia misalnya kebutuhan akan ekonomi, spiritual, politik, psikologis, kultur dan lainnya yang kesemuanya hanya dapat dilakukan apabila ada wadah resmi dalam wujud struktur atau organisasi untuk memenuhi kebutuhan manusia tersebut.

 Biro pengadaan Barang / Jasa Pemerintah Provinsi Jawa Barat mempunyai tugas pokok menyelenggarakan perumusan kebijakan umum, pengkoordinasian administratif terhadap pelaksanaan tugas perangkat daerah serta pelayanan administratif bidang pengadaan barang dan jasa, meliputi pengelolaan pengadaan elektronik, dukungan pengadaan barang/jasa, layanan pengadaan secara elektronik , serta pembinaan dan layanan advokasi pengadaan barang/jasa yang menjadi kewenangan provinsi, menyelenggarakan tugas dekonsentrasi dan melaksanakan tugas pembantuan sesuai bidang tugasnya berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan

 Peran itu semua pastinya menjadi ikhtiar sistematis dari Biro Pengadaan Barang/jasa dalam mendukung terwujudnya Visi Provinsi Jawa Barat  Tahun 2018-2023, yaitu “Terwujudnya Jawa Barat Juara Lahir dan Batin melalui inovasi dan kolaborasi serta penjabarannya melalui Misi :

1.    membentuk manusia pancasila yang bertaqwa; melalui peningkatan peran masjid dan tempat ibadah sebagai pusat peradaban,dengan sasaran misi yaitu pesantren juara, masjid juara, dan ulama juara;

2.    melahirkan manusia yang berbudaya, berkualitas, bahagia dan produktif melalui peningkatan pelayanan publik yang inovatif,  dengan sasaran misi yaitu kesehatan juara, perempuan juara, olahraga juara, budaya juara, sekolah juara, guru juara, ibu juara, millenial juara, perguruan tinggi juara, dan smk juara;

3.    mempercepat pertumbuhan dan pemerataan pembangunan berbasis lingkungan dan tata ruang yang bekelanjutan melalui peningkatan konektivitas wilayah dan penataan daerah, dengan sasaran misi yaitu transportasi juara, logistik juara, gerbang desa juara, kota juara, pantura juara, pansela juara, dan energi juara;

4.    meningkatkan produktivitas dan daya saing ekonomi umat yang sejahtera dan adil melalui pemanfaatan teknologi digital dan kolaborasi dengan pusat-pusat inovasi serta pelaku pembangunan, dengan sasaran misi yaitu nelayan juara, pariwisata juara, lingkungan juara, kelola sampah juara, tanggap bencana juara, ekonomi kreatif juara, buruh juara, industri juara, pasar juara, petani juara, umat juara, umkm juara, dan wirausaha juara; serta

5.    mewujudkan tata kelola pemerintahan yang inovatif dan kepemimpinan yang kolaboratif antara pemerintahan pusat, provinsi, dan kabupaten/kota, dengan sasaran misi yaitu birokrasi juara, apbd juara, asn juara, dan bumd juara.

Untuk pencapaian itu semua, ada beberapa hal dari sistem yang perlu direspon segera untuk diperbaiki dan/atau dioptimalkan dari kondisi yang ada, khususnya dari sistem pengadaan yang sudah berjalan sekarang ini. Beberapa permasalahan mendasar dalam pelaksanaan Sistem Pengadaan untuk pembangunan di Provinsi Jawa Barat adalah :

1.    Belum optimalnya konsistensi pelaksanaan program pembangunan yang mengacu kepada dokumen perencanaan. Sehingga belum optimal dalam konsistensi pencapaian sasaran dan dalam mengukur capaiannya.

2.    Masih terdapat batasan dukungan aspek legalitas dalam penyelenggaraan acuan baku standar prosedur sistem pengadaan yang representatif dan terkonsolidasi dengan sistem yang lain.

3.    Tuntutan tinggi masyarakat atas ketersediaan pelayanan dan pembinaan pengadaan yang baik.

4.    Belum optimalnya ketersediaan hasil pelayanan dan pembinaan pengadaan yang memenuhi kebutuhan dasar masyarakat.

5.    Keterbatasan sumber daya dalam pelaksanaan pelayanan dan pembinaan pengadaan, baik berupa dukungan keuangan, sarana/prasarana, dan legitimasi

6.    Belum optimalnya pelaksanaan pengawasan dan pengendalian pelayanan dan pembinaan pengadaan.

7.    Keterbatasan kapasitas dan kapabilitas kelembagaan dan Sumber Daya Manusia pelayanan dan pembinaan pengadaan

8.    Kendala pola koordinasi berbasis komunikasi interpersonal yang efektif kepada stakeholder

9.    Tingginya kebutuhan peran aktif dalam mendukung pencapaian program pembangunan pada sasaran sektor pembangunan lainnya.

Dari 9 (sembilan) permasalahan mendasar tersebut, diperlukan strategi-strategi akurat yang dikemas dalam langkah konkrit kerja nyata Biro Pengadaan Barang/Jasa.

Pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah saat ini telah menjadi salah satu bagian strategis pelaksanaan pembangunan. Hampir semua pelaksanaan program-program pembangunan ditindaklanjuti dengan eksekusi pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Sehingga pengelolaan barang/jasa pemerintah yang tidak baik, dapat memberikan konsekuensi negatif tidak optimalnya pemenuhan efektivitas dan efisiensi pembangunan, serta dapat berpotensi menuai permasalahan hukum.

Guna optimalisasi penyelenggaraan pengadaan barang/jasa di Provinsi Jawa barat, perlu dilakukan langkah-langkah logis yang bersifat sinkronisasi dan konsolidasi yang terhubung dengan mekanisme perencanaan pembangunan, pengelolaan keuangan daerah, audit dan evaluasi pembangunan/keuangan, tata laksana organisasi, serta perlindungan hukum.

 

C.	ANALISIS PERMASALAHAN DAN ALTERNATIF KEBIJAKAN

             Tingginya kompleksitas permasalahan dan besarnya ekspektasi atas penyelenggaraan pembangunan di melalui sistem pengadaan yang handal dan akuntabel, menuntut tak cukup satu strategi penanganan permasalahan. Diperlukan upaya manajerial yang bersifat strategis, namum harus implementatif.

Pada umumnya tujuan utama organisasi termasuk organisasi pemerintahan adalah untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya, meningkatkan volume target dan sasaran, serta dan mempertahankan eksistensi organisasai.  Untuk memastikan bahwa tujuan utama organisasi dapat dicapai melalui pelaksanaan yang tepat oleh organisasi, maka diperlukan perencanaan strategi, dengan memperhatikan visi dan misi organisasi.   

Strategi untuk suatu organisasi adalah rencana dalam kurun waktu tertentu. Strategi ini adalah: rencana yang disatukan, artinya mengikat semua bagian organisasi menjadi satu;  menyeluruh, artinya meliputi semua aspek penting organisasi; dan terpadu, artinya semua bagian rencana serasi satu sama lain dan bersesuaian.

Strategi menghubungkan keunggulan strategis organisasi dengan tantangan lingkungannya.  Sehingga sebelum organisasi dapat memulai perumusan strateginya,  manajemen terlebih dahulu harus mengamati lingkungan eksternal untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman yang mungkin terjadi dan mengamati lingkungan internal untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi yang juga akan menentukan apakah organisasi mampu mengambil keuntungan dari peluang-peluang yang ada sambil menghindari ancaman-ancaman. 

Dalam mencapai tujuan organisasi inilah, harus dibangun strategi kerja yang efektif dengan mengamati lingkungan eksternal (faktor eksternal) dan lingkungan internal (faktor internal), yaitu dengan menggunakan analisis lingkungan internal dan eksternal.

Analisis SWOT adalah analisis kondisi internal maupun eksternal suatu organisasi yang selanjutnya akan digunakan sebagai dasar untuk merancang strategi dan program kerja. Analisis internal meliputi penilaian terhadap faktor kekuatan (strength) dan kelemahan (Weakness). Sementara, analisis eksternal mencakup faktor peluang (opportunity) dan tantangan (Threats).

Untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan sektor pengadaan sebagai faktor-faktor internal, perlu memperhatikan tiga unsur yaitu sumber-sumber daya (input), strategi berjalan (process) dan kinerja (outputs). Pertimbangan atas kekuatan dan kelemahan organisasi tidak lain adalah mengidentifikasi keunggulan organisasi, kemampuan bersaing, ketajaman strategi untuk memenangkan pertarungan dan pengelolaan sumber daya yang tepat sehingga menjamin kelangsungan usaha.

Faktor peluang dan ancaman ditemukan dengan memperhatikan perkembangan politik, ekonomi, sosial, teknologi, pendidikan, termasuk juga stakeholder eksternal utamanya penyalur sumber-sumber daya (langsung atau tidak langsung). Fokus perhatian tidak hanya ditujukan pada aspek negatif berupa ancaman, akan tetapi peluangpun harus mendapat perhatian. Diperhitungkan pula sebagai stakeholder eksternal, termasuk dalam kategori eksternal adalah pesaing, kekuatan, persaingan, potensi menambah kekuatan penting, serta semua jaringannya yang perlu untuk mengembangankan organisasi.

Dengan analisis dasar tersebut di atas, maka direkomendasikan Sembilan pilar manajemen strategis pembangunan sektor pengadaan di Provinsi Jawa Barat. Ini merupakan kerangka alternatif kebijakan sesuai peran Biro pengadaan barang/Jasa dalam kerangka Pemerintahan Provinsi Jawa Barat Juara lahir dan Batin. Sembilan pilar manajemen strategis pembangunan dimaksud adalah sebagai berikut :

1.   Konsistensi pelaksanaan program pembangunan yang mengacu kepada dokumen perencanaan. Sehingga dapat optimal dalam konsistensi pencapaian sasaran dan dalam mengukur capaiannya.

Dalam sistem perencanaan pembangunan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 25 tahun 2004, RPJMD Provinsi Jawa Barat Tahun 2018-2023 merupakan satu kesatuan yang utuh dari manajemen pembangunan di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat, khususnya dalam menjalankan agenda pembangunan yang telah tertuang dalam berbagai dokumen perencanaan. Hubungan antara RPJMD dengan dokumen perencanaan lainnya di daerah perlu konsisten dan memiliki keterkaitan satu sama lain. Sehingga untuk mewujudkan konsistensi pelaksanaan program pembangunan yang mengacu kepada dokumen perencanaan, didukung penetapan indikator pembangunan yang reliabel, dilakukan langkah-langkah yang akan diambil sebagai berikut :

a.    Penerapan pencapaian indikator berjenjang kepada semua aparatur pengadaan. Semua personil harus mengetahui dan bertanggungjawab atas pencapaian target kerja yang terukur.

b.    Pelaksanaan evaluasi rutin berbasis kuantitatif pencapaian target program dan kegiatan. Dilakukan penjadwalan pada periode baku, dengan mengukur capaian hasil program dan kegiatan yang sudah dilaksanakan, seperti perbulan atau per triwulan.

c.    Optimalisasi pemahaman dokumen perencanaan sebagai landasan program kepada semua aparatur pengadaan. Semua personil diwajibkan memahami semua dokumen perencanaan yang dijadikan dasar program dan kegiatan, sehingga dapat dipahami substansi target pembangunannya.

d.    Penelaahan melalui rapat koordinasi setiap penyampaian program dan kegiatan. Setiap program yang dibahas di Bagian Layanan Pengadaan, harus didasari analisis kebutuhan yang dapat dipertanggungjawabkan.

e.    Pembuatan sistem informasi manajemen yang terkonsolidasi dengan Sistem Informasi Rencana umum Pengadaan (SiRUP), Sistem Perencanaan Daerah, Sistem Pelaporan Monitoring dan Evaluasi Program Pembangunan.

Salah satu hal yang paling diunggulkan dalam program pilar yang pertama ini adalah Optimalisasi Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan Optimalisasi peran PPK dan UKPB/J dalam melaksanakan Kaji Ulang Rencana Umum Pengadaan.

Agar setiap proses pengadaan barang/jasa dapat terencana dengan baik, memenuhi identifikasi setiap kebutuhan pembangunan, serta mengeliminasi potensi masalah-masalah dalam proses pengadaan, perlu dipertegas tahapan proses perencanan pengadaan. Beberapa permasalahan proses pengadaan sering dijumpai tidak optimal dapat dilaksanakan, dikarenakan kebutuhan utama pengadaan, kebutuhan administrasi, biaya penunjang, organisasi pengadaan, cara pengadaan, dan dokumen Kerangka Acuan Kerja luput disiapkan.

Untuk mengendalikan agar hal tersebut tidak berulang terjadi, maka penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) dilakukan sebelum penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) SKPD. Hal ini sejalan dengan ketentuan yang diatur di dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 16  Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah , dan Peraturan LKPP Nomor  7 Tahun 2018 tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Sehingga dengan sinkronisasi ini, diperoleh keselarasan tahapan perencanaan pembangunan, keuangan dan pengadaan.

RUP merupakan kewenangan dan tanggungjawab Pengguna Anggaran (PA). Sehingga PA perlu secara optimal bertanggungjawab menyusun dokumen setiap tahapan dalam penyusunan RUP. Adapun proses Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

a).  mengindentifikasi kebutuhan Barang/Jasa yang diperlukan K/L/D/I;

b). menyusun dan menetapkan rencana penganggaran untuk Pengadaan Barang/Jasa sesuai identifikasi kebutuhan;

c).  menetapkan kebijakan umum tentang:

(1) pemaketan pekerjaan;

(2) cara Pengadaan Barang/Jasa;

(3) pengorganisasian Pengadaan Barang/Jasa;

(4) Penggunaan produksi dalam negeri

d).  menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK).

Setiap dokumen perencanaan pengadaan yang telah disusun, guna optimalisasi pelaksanaannya maka terlebih dahulu dilakukan kaji ulang oleh PPK dan UKP/J. Kaji ulang ini diharapkan dapat memperbaiki kekurangan atas dokumen perencanaan pengadaan dan adanya kejelasan pelaksanaan pengadaan yang akan dilaksanakan oleh organisasi pengadaan.

Untuk itu dapat ditetapkan langkah strategis yag dapat ditempuh, seperti contoh dengan menempatkan UKP/J sebagai pihak yang terlibat dalam asistensi dokumen Rencana Kerja dan Anggaran SKPD.

 

2.   Mempersiapkan dukungan aspek legalitas dalam penyelenggaraan sistem pengadaan yang representatif dan terkonsolidasi dengan sistem yang lain.

Agenda kerja penting adalah mewujudkan ketersediaan dukungan aspek legalitas dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi. Sehingga langkah untuk mempersiapkan dokumen tersebut perlu dilakukan. Salah satu dokumen peraturan yang perlu diwujudkan adalah adanya Peraturan Daerah atau Peraturan Kepala Daerah dalam penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di lingkungan Provinsi Jawa Barat, sebagai bentuk penjabaran atas peraturan yang lebih tinggi.

Peraturan tersebut juga akan ditindaklajuti dengan menyediakan dokumen petunjuk yang lebih teknis dan operasional. Dokumen lain yang perlu seksama dilengkapi dan dijadikan program kerja adalah ketersediaan standar prosedur yang representatif atas berbagai macam bentuk layanan kepada masyarakat dan diinformasikan secara terbuka kepada masyarakat, seperti layanan pengaduan, layanan penyelenggaraan lelang/seleksi, dan layanan katalog elektronik.

 

3.   Lebih dekat dengan masyarakat, melayani dengan sepenuh hati melalui tata kelola layanan prima dilandasi prinsip ibadah

Masyarakat memiliki ekspektasi yang besar atas kinerja sektor pengadaan. Sehingga harapan tersebut perlu dikomunikasi dengan baik. Untuk mewujudkan ini, akan dilaksanakan agenda kerja :

a).   Dibuka jalur komunikasi yang baik kepada masyarakat, seperti dengan kegiatan rutin dalam bentuk diskusi setiap penanganan permasalahan pengadaan.

b).  Menyediakan layanan pengaduan dari masyarakat, baik melalui telepon, surat, media sosial, atau bentuk komunikasi lainnya yang berbasis IT. Hal ini juga didukung dengan ketersediaan SOP serta professional admin yang akan mengelola secara efektif.

c).  Kunjungan dan hearing langsung ke lapangan bersama stakeholder pengadaan terkait.

 

 4.   Membangun sistem pengadaan yang relevan dengan sasaran strategis kebutuhan stake holder pengadaan.

Banyak kebutuhan dasar dalam penyelenggaraan pengadaan yang perlu disediakan dan ditindaklanjuti, seperti sistem informasi pengadaan yang baik, penyajian katalog daerah yang dapat mengoptimalkan peran serta masyarakat Provinsi Jawa Barat, dan ketersediaan database penyedia yang representatif.

Beberapa program yang direkomendasikan dalam implementasi Sembilan pilar manajemen strategis pembangunan sektor pengadaan di Provinsi Jawa Barat pada pilar keempat ini adalah :

a.   Membangun Katalog Elektronik Daerah

Sebagai sebuah terobosan, Katalog Daerah Jawa Barat ini diharapkan dapat diterapkan sebagai salah satu unggulan Provinsi Jawa Barat dalam membina penyedia-penyedia lokal di Provinsi Jawa Barat. Dasar hukumnya sudah dapat mendukung upaya manajemen perubahan sistem pengadaan ini.

Melalui media Katalog Daerah ini diharapkan akan membuka peluang bagi penyedia daerah untuk berpartisipasi dan berperan dalam percepatan pembangunan di daerah. Di samping itu basis produksi  di tingkat daerah akan semakin kuat karena terbentuknya pasar yang lebih terbuka.
Proses pengadaan pemerintah melalui katalog ini akan lebih cepat, mudah dan efisien.

Program ini akan akan mengembangkan peran serta penyedia lokal termasuk UMKM. Keberadaan e-katalog lokal ini akan memprioritaskan penyedia barang dan jasa untuk pemerintah daerah dari pengusaha lokal setempat baik melalui Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) dan koperasi. Penerapan e-katalog lokal ini juga diyakini bisa menghemat besar APBD hingga miliaran rupiah.

Dengan adanya e-katalog ini akan dapat efektif dari sisi efisiensi anggaran. Sebagai upaya pengembangan produk lokal, keberadaan e-katalog lokal ini diharapkan mampu memperluas jaringan informasi produk lokal termasuk UMKM ke tingkat nasional. Pelaksanaan e katalog lokal ini dapat menjadi komitmen Pemerintah Provinsi Jawa Barat untuk meningkatkan transparansi pengadaan barang & jasa sehingga hasilnya lebih berkualitas juga menghemat waktu pengadaan. Dengan melihat potensi penghematan yang cukup besar, harapannya efisiensi dapat dialihkan ke pos anggaran lain seperti perbaikan prasarana lingkungan dan program penanggulangan kemiskinan di Provinsi Jawa Barat.

Beberapa karateristik pengadaan yang akan diprioritaskan masuk ke dalam Katalog Daerah adalah :

1)   Barang/jasa dibutuhkan oleh SKPD;

2)   Barang/jasa standar atau dapat distandarkan; dan

3)   Kebutuhan barang/jasa bersifat berulang

b.   Membangun Vendor Manajement System Lokal Provinsi Jawa Barat

Dalam pelaksanaan pengadaan barang jasa pemerintah, salah satu metode yang paling banyak digunakan adalah Pengadaan Langsung, perbandingan antara tender dan pengadaan langsung lebih besar angggaran yang dilaksanakan dengan cara pengadaan langsung.

Pejabat pengadaan yang bertugas melaksanakan proses pengadaan langsung seringkali gamang ketika harus memilih penyedia barang / jasa untuk melaksanakan paket pekerjaan yang ada, tidak adanya data tentang penyedia yang memilki kemampuan sesuai kebutuhan di setiap Satuan Perangkat Daerah / suatu Kabupaten Kota, semakin mempersulit Pejabat pengadaan mendapatkan penyedia yang secara kualifikasi dapat melaksanakan pekerjaan tersebut

Untuk menghindari hal hal yang tidak diinginkan dalam pelaksanaan pengadaan langsung maka setiap instansi Provinsi Jawa Barat dibangunkan data base vendor / penyedia barang jasa yang telah dikelola dengan baik, berdasarkan hasil kinerja tahun sebelumya, sehingga untuk tahun depan penyedia yang memiliki kualitas bagus dalam melaksanakan pekerjaan bisa mendapatkan prioritas sebagai pelaksana pengadaan langsung.

Memiliki penyedia / vendor yang profesional sangat membantu pelaksanaan pekerjaan, mengurangi resiko kegagalan dalam pelaksanaan pekerjaan. Untuk mendapatkan data penyedia / vendor yang baik di perlukan penilaian oleh berbagai pihak, terutama yang bersentuhan langsung dengan hasil pekerjaan penyedia.

Pejabat Pengadaan secara administrasi pejabat pengadaan, menilai kualifikasi penyedia,mengevaluasi administarasi, teknis dan harga pada saat proses pengadaan langsung, sehingga pejabat pengadaan mengetahui data penyedia secara detail, sehingga dapat menilai kelayakan penyedia tersebut.

Dengan memiliki data vendor yang valid, maka pejabat pengadaan tidak akan kesulitan memilih penyedia yang berkualitas untuk dipilih menjadi pelaksana pekerjaan, selama ini sering kali pejabat pengadaan tidak memiliki data yang baik, sehingga akan kesulitan memilih vendor. Ketika ada pertanyaan   kenapa memilih  perusahaan A yang melaksanakan paket perkerjaan tersebut? Pejabat pengadaan seringkali kesulitan menjawabnya, karena tidak memiliki data /rekam jejak yang valid tentang perusahaan A. Dengan data vendor yang baik mengakhiri era felling analysis untuk mendapatkan penyedia pada proses pengadaan langsung.

Dengan dibuat database vendor manajement system, sangat menguntungkan penyedia, karena apabila penyedia tersebut memiliki kinerja yang masuk klasfikasi baik akan mendapatkan prioritas mendapatkan pekerjaan di tahun berikutnya  dan bagi penyedia yang kurang bagus dalam melaksanakan pekerjaan akan mendapat hukuman. Sehingga penyedia / vendor berlomba lomba melaksanakan pekerjaan dengan baik sesuai dengan kontrak yang telah disepakati.

Dengan budaya persaingan sehat tersebut, mendidik para vendor atau penyedia untuk mulai bersaing menjadi yang terbaik dalam setiap kontrak kerja yang didapatkan, sehingga anggaran yang ada tidak sia-sia, masyarakat mendapat hasil pembangunan yang baik dan berkulaitas

 

5.   Optimalisasi perolehan sumber daya dalam pelaksanaan pembangunan sektor pengadaan, baik berupa dukungan keuangan, sarana/ prasarana, dan legitimasi.

Sangat disadari bahwa kebutuhan sumber daya dalam meningkatkan pembangunan sektor pembangunan sangatlah besar. Cukup disadari pula bahwa ketersediaan sumber daya yang ada terbatas. Sehingga diperlukan perolehan dari sumber daya yang lain, seperti berupa dukungan keuangan, sarana/prasarana, dan legitimasi.

Untuk pemenuhan ini akan dibangun jejaring komunikasi dan koordinasi yang baik dengan tataran Satuan kerja yang ada di Pusat, Kota/Kabupaten di Provinsi Jawa Barat, Lembaga Donatur, dan juga Private Sector. Kedekatan emosional, pembentukan jejaring komunikasi, dan kemampuan dalam menyajikan proposal yang tepat sasaran, akan dikedepankan dalam melaksanakan pilar yang kelima ini.

 

6.   Optimalnya pelaksanaan pengawasan dan pengendalian pelayanan dan pembinaan pengadaan

Akan diakukan upaya spesifik guna mendukung penyelenggaraan pengelolaan pengadaan yang akutabel. Salah satu pendekatan yang dilakukan adalah dengan optimalisasi pengawasan dan pengendalian. Akan dibangun sistem pengawasan dan pengendalian yang melibatkan seluruh lini struktural Satuan Kerja. Sehingga semua pihak akan ikut terlibat dalam menciptakan sistem pengendalian yang tepat. Semua unsur di dalam Satuan Kerja yang menyelenggarakan pengadaan akan memahami kebutuhan bersama dalam menciptakan akuntabilitas setiap program dan kegiatan yang dilaksanakan.

Termasuk agenda kerja dalam pelaksanaan pilar ini adalah bagaimana semua unsur internal Biro pengadaan Barang/Jasa, di dorong dalam memiliki kemampuan pengelolaan keuangan, aset dan pengadaan barang/jasa pemerintah. Pola tepuk tular setiap keilmuan kemampuan pengelolaan keuangan, aset dan pengelolaan barang/jasa pemerintah akan dirasakan semua karyawan. Karyawan akan diupayakan semuanya memiliki kemampuan dan sertifikasi pengelolaan keuangan, aset dan barang/jasa pemerintah.

 

7.   Peningkatan kapasitas dan kapabilitas Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia Pengadaan

Pengadaan merupakan salah satu fungsi pemerintah yang dalam pengoperasiannya dapat diukur dan diperhitungkan kualitas, biaya dan ketepatan waktunya, serta sangat sensitif terhadap penilaian dan kritik dari pengguna jasa. Sehingga penyedia SDM pengadaan mutlak diperlukan. Peningkatan kelembagaan dan kompetensi sumber daya manusia (SDM) bagi segenap aparatur pengadaan mutlak diperlukan. Dengan kompetensi SDM yang memadai, akan lahir tenaga-tenaga yang berkompeten dan terampil di bidangnya.

Agenda kerja dalam pelaksanaan pilar ini yang dike depankan oleh Biro Pengadaan barang/Jasa Pemerintah Provinsi Jawa Barat, adalah

a. Optimalisasi Peran Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa sebagai Center of Excellent Pembangunan

UKPBJ bukanlah hanya sekedar unit kerja yang melaksanakan peran layanan pelelangan atau berfungsi administratif saja. UKPBJ melaksanakan pengadaan barang/jasa sejak perencanaan kebutuhan hingga diperolehnya barang/jasa, bahkan ke depan termasuk fungsi manajemen logistik dan disposal. UKPBJ tidak melekat pada fungsi staf administratif sebagaimana penjelasan UU 23/2014 pasal 213 ayat (2), tapi melekat pada fungsi penunjang urusan setiap Kementerian/ Lembaga/Daerah/ Institusi (K/L/D/I).

Unit Kerja pengadaan barang/Jasa memiliki peran yang lebih besar dalam meningkatkan pelayanan Pemerintah kepada masyarakat melalui penerapan fungsi-fungsi strategis supply chain management. Banyak hal yang perlu dilakukan oleh Unit Layanan Pengadaan untuk meningkatkan kualitas proses pengadaan maupun kualitas barang/jasa hasil pengadaan. Sebagian besar peran tersebut saat ini belum tercermin dalam uraian tugas dan fungsi UKPBJ sekarang ini. Dengan perubahan pemahaman tentang UKPBJ ini, maka pengadaan tidak lagi sekedar melaksanakan fungsi pemilihan, namun merupakan fungsi lintas unit (cross functional) yang mengambil peran penting dalam pencapaian tujuan organisasi K/L/D/I. Apabila peran penting tersebut bisa dirumuskan dengan tepat, maka organisasi dan kelembagaan UKPBJ akan berada pada posisi yang tepat pula.

b.   Pemberian Insentif / Tunjangan kepada Organisasi Pengadaan

Tak dapat pungkiri terdapat resiko kerja yang dihadapi para pihak dalam organisasi pengadaan, di samping beban kerja yang dihadapi. Sehingga tak berlebihan jika di setiap K/L/D/I telah memberlakukan tambahan Insentif / Tunjangan kepada mereka yang terlibat dalam Organisasi Pengadaan.

Besarnya Insentif / Tunjangan ini tentunya menyesuaikan kemampuan keuangan dan tetap memperhatikan efektivitas dan efisiensi, serta mempertimbangkan beban kerja, rentang kendali, kompleksitas pengadaan, dan resiko. Sehingga dapat diterapkan pemberlakuan Insentif/Tunjangan berdasarkan Orang-Bulan atau Orang-Paket, sesuai dengan klasterisasi jenis pengadaan.

c.   Peningkatan Kompetensi Organisasi Pengadaan

Dengan pertimbangan teknis, maka seluruh pihak yang terlibat pengadaan perlu dibekali pengetahuan dan pemhaman teknis tentang penyelenggaran pengadaan barang/jasa pemerintah, dimulai dari PA/KPA, PPK, ULP, Pejabat Pengadaan, PPHP, Tim Teknis, PPTK, Penyedia, dan Tim Pengelola Kegiatan di Desa.

1)   Bantuan Permasalahan Administrasi dan Hukum dalam Pengadaan. Sangat penting untuk memberikan pelayanan hukum kepada PA/KPA/ PPK/ULP/Pejabat Pengadaan/PPHP/PPSPM/Bendahara/APIP dalam menghadapi permasalahan hukum dalam lingkup Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Guna menghindari permasalahan hukum yang ditangani oleh Aparat Penegak Hukum (APH), Biro Pengadaan Barang/Jasa bersama APIP dapat secara optimal menangani setiap pengaduan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, sehingga setiap permasalahan yang ada dapat ditangani oleh APIP. Hal ini didukung optimalisasi peran APIP dalam melakukan Probity Audit penyelenggaraan pengadaan barang/jasa pemerintah.

 

8.   Optimalisasi pola koordinasi berbasis komunikasi interpersonal yang efektif kepada stakeholder.

Kerenggangan komunikai dan koordinas bisa menjadi penyebab hambatan dalam pelaksanaan tugas yang melibat pihak ekternal. Sehingga kemampuan untuk membangun pola koordinasi berbasis komunikasi interpersonal yang efektif kepada stakeholder menjadi sangat dibutuhkan.

Rapat, silaturrahim, coffee morning, FGD, kunjungan kerja yang teratur, dan berbagai bentuk koordinasi lainnya, akan menjadi pola rutin yang dibangun secara tertib. Tidak ada masalah yang tidak dapat diselesaikan ketika musyawarah untuk mufakat dikedepankan.

Dalam melaksanakan pilar ini semua stake holder akan mendapat layanan diskusi setiap penangangan permasalahan lalu lintas.

 

9.   Turut serta dan berperan aktif dalam mendukung pencapaian program pembangunan pada sasaran sektor pembangunan lainnya.

Sektor pengadaan memiliki peran menjadi katalisator untuk mewujudkan dalam mendukung pembangunan ekonomi dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, otonomi daerah, serta akuntabilitas penyelenggaraan negara dan daerah. Dengan dasar ini Biro Pengadaan Barang/Jasa akan menempatkan diri dapat selalu berkontribusi di seluruh program kerja institusi lain, yang terdapat peran pengadaan di dalamnya.

Beberapa diantaranya yang akan dikedepankan dalam pelaksanaan pilar ini adalah :

a.    Optimalisasi dalam memberikan kajian pengelolaan pengadaan di setiap program dan kegiatan.

b.    Turun serta dalam memberikan rekomendasi pelaksanaan pengadaan di program dan kegiatan.

c.    Mewujudkan sistem dan prosedur pengadaan  yang mendukung sasaran sektor pembangunan lainnya.

d.    Mewujudkan standar evaluasi pengadaan yang valid dan handal sehingga bisa dievaluasi kinerja yang telah dilaksanakan, dan sebagai dasar pengambilan keputusan pimpinan daerah.

e.    Memberikan layanan bantuan hukum di bidang pengadaan

     Sembilan pilar manajemen strategis pembangunan sistem pengadaan di Provinsi Jawa Barat inilah yang dikedepankan sebagai kerangka alternatif kebijakan, sesuai peran Biro pengadaan Barang dan Jasa Provinsi Jawa Barat, dalam memberikan kontribusi mewujudkan pembangunan yang berkualitas.

 

D.	KESIMPULAN

 

          Biro Pengadaan barang/Jasa di Lingkungan Sekretariat Pemerintah Provinsi Jawa Barat harus menjadi organisasi center of Execellent yang memiliki karakter inovatif, strategis kolaboratif, berorientasi pada kinerja, proaktif dan mampu melakukan perbaikan berkelanjutan sehingga merupakan pendorong dalam penciptaan nilai tambah dan manfaat dalam kegiatan pengadaan barang/ jasa menuju Jawa Barat Juara Lahir dan Batin

 

#Tulisan ini dibuat di 2019 sbg salah satu syarat Seleksi JPT pada Biro PBJ Prov Jabar 

 DRS. BUDY HERMAWAN, MSi

Trainer PBJ pada LKPP RI