Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa Di Desa

 

Oleh

Drs BUDY HERMAWAN, MSi

Widyaiswara Ahli Madya pada BPSDM Jawa Barat

 

Dalam rangka mewujudkan Pengadaan Barang/Jasa di tingkat Pemerintah Desa yang jujur, adil dan kredibel, maka perlu disusun suatu perangkat aturan yang sistematis,  sederhana dan akuntabel yang dapat dilaksanakan oleh Pemerintah Desa. Berdasarkan Peraturan Lembaga No. 12 Tahun 2019 tentang Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa Di Desa.  Pengadaan barang/jasa di desa harus diimbangi dengan kemampuan SDM yang handal yang memahami betul mengenai aturan PBJ di desa. Oleh karenanya, berikut dibawah ini akan kami jelaskan mengenai pedoman tata cara pengadaan barang/jasa di desa secara lengkap dengan bahasa yang mudah dipahami.

Pengadaan Barang/Jasa di Desa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Pemerintah Desa, baik dilakukan melalui swakelola dan/atau penyedia barang/jasa yang kegiatan dan anggarannya bersumber dari APB Desa. Penyusunan Pengadaan di desa berpedoman pada Peraturan Lembaga LKPP RI  Nomor  12 Tahun 2019 dengan memperhatikan kondisi sosial budaya masyarakat setempat.
Pengadaan barang/jasa di desa mengutamakan peran serta masyarakat melalui Swakelola dengan memaksimalkan pemanfaatan sumber daya yang ada di Desa secara gotong-royong dengan melibatkan partisipasi masyarakat dengan tujuan memperluas kesempatan kerja dan pemberdayaan masyarakat setempat.  Jika pengadaan barang/jasa di desa tidak dapat dilakukan secara Swakelola maka Pengadaan dapat dilakukan melalui penyedia baik sebagian maupun seluruhnya.

Pihak yang Terlibat dalam PBJ Desa

Terdapat 5 pihak yang terlibat di dalam pengadaan barang/jasa di desa, mereka adalah:

 

1. Kepala Desa

Terkait dengan pekerjaan pengadaan barang/jasa di desa, Kepala Desa sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Desa memiliki tugas sebagai berikut:

a.    menetapkan TPK hasil Musrenbangdes; 

b.    mengumumkan Perencanaan Pengadaan yang ada di dalam RKP Desa sebelum dimulainya proses Pengadaan pada tahun anggaran berjalan; dan

c.    menyelesaikan perselisihan antara Kasi/Kaur dengan TPK, dalam hal terjadi perbedaan pendapat.

2. Kasi/Kaur

Pelaksanaan tata cara pengadaan barang/jasa di desa tidak akan jauh lari dengan masalah keuangan. Sehingga mau tidak mau Kasi/Kaur sebagai Pelaksana Pengelolaan Keuangan Desa (PPKD).akan mendapatkan tugas tambahan terkait dengan Pengadaan di desa, yakni sebagai berikut:

a.    menetapkan dokumen persiapan Pengadaan;

b.    menyampaikan dokumen persiapan Pengadaan kepada TPK;

c.    melakukan Pengadaan sesuai dengan ambang batas nilai dan kegiatan yang ditetapkan Musrenbangdes;

d.    menandatangani bukti transaksi Pengadaan;

e.    mengendalikan pelaksanaan Pengadaan;

f.     menerima hasil Pengadaan;

g.    melaporkan pengelolaan Pengadaan sesuai bidang tugasnya kepada Kepala Desa; dan

h.    menyerahkan hasil Pengadaan pada kegiatan sesuai bidang tugasnya kepada Kepala Desa dengan berita acara penyerahan.

Kasi/Kaur dilarang mengadakan ikatan perjanjian atau menandatangani surat perjanjian dengan Penyedia apabila anggaran belum tersedia atau anggaran yang tersedia tidak mencukupi.

 

3. Tim Pelaksana Kegiatan (TPK)

Selain Kasi/Kaur, terdapat TPK yang bertugas dalam membantu pelaksanakan kegiatan pengadaan barang/jasa yang karena sifat dan jenisnya tidak dapat dilakukan sendiri oleh Kasi/Kaur. Berikut ini tugas TPK dalam pengadaan adalah:

a.    melaksanakan Swakelola;

b.    menyusun dokumen Lelang;

c.    mengumumkan dan melaksanakan Lelang untuk Pengadaan melalui Penyedia;

d.    memilih dan menetapkan Penyedia;

e.    memeriksa dan melaporkan hasil Pengadaan kepada Kasi/Kaur; dan

f.     mengumumkan hasil kegiatan dari Pengadaan.

Khusus untuk pekerjaan konstruksi yang dilaksanakan secara Swakelola ditunjuk penanggung jawab teknis pekerjaan dari anggota TPK yang mampu dan memahami teknis kegiatan/pekerjaan konstruksi. Kabar gembiranya, TPK ini dapat diberikan honorarium yang besarannya memperhatikan kemampuan keuangan Desa.

 

4. Masyarakat

Peran masyarakat dalam pengadaan dilaksanakan dalam bentuk:

a.    berpartisipasi dalam pelaksanaan kegiatan Swakelola; dan

b.    berperan aktif dalam pengawasan terhadap pelaksanaan Pengadaan.

5. Penyedia

Penyedia di Desa harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

a.    memiliki tempat/lokasi usaha, kecuali untuk tukang batu, tukang kayu, dan sejenisnya;

b.    memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan dalam Pengadaan;

c.    memiliki kemampuan untuk menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan; dan

d.    khusus untuk pekerjaan konstruksi, mampu menyediakan tenaga ahli dan/atau peralatan yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan.

 

Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa Di Desa

 

A. Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Perencanaan pengadaan barang/jasa di desa dilakukan pada saat penyusunan Rencana Kerja Pemerintah Desa (RKP Desa). Dalam pembuatan perencanaan tersebut yang dimuat dalam RKP Desa harus meliputi beberapa poin penting, yakni sbb:

1.            jenis kegiatan; 

2.            lokasi; 

3.            volume; 

4.            biaya; 

5.            sasaran;

6.            waktu pelaksanaan kegiatan;

7.            pelaksana kegiatan anggaran; 

8.            tim yang melaksanakan kegiatan; dan 

9.            rincian satuan harga untuk kegiatan pengadaan yang akan dilakukan.

 

Pada umumnya kita Rencana Umum Pengadaan / RUP , jika di dalam Pengadaan barang/jasa di desa RUP disebut sebagai hasil perencanaan pengadaan. Hasil perencanaan pengadaan tersebut harus dimuat di dalam RKP Desa dan diumumkan oleh Kepala Desa melalui media informasi yang mudah diakses oleh Masyarakat, sekurang-kurangnya pada papan pengumuman Desa. Pengumuman perencanaan pengadaan paling sedikit memuat ;

 

1.            Nama Kegiatan;

2.            Nilai Pengadaan;

3.            Jenis Pengadaan;

4.            Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan);

5.            Nama TPK;

6.            Lokasi; dan

7.            Waktu Pelaksanaan.

B. Persiapan Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Setelah penyusunan Rencana Kerja Pemerintah Desa (RKP Desa) selesai, maka tugas Kasi/Kaur adalah mempersiapkan pengadaan barang/jasa. Karena metode yang bisa dilakukan dalam pengadaan barang/jasa di desa ada dua, yakni melalui swakelola dan/atau penyedia, berikut kami jelaskan masing-masing tahapan persiapannya.

 

1. Persiapan Pengadaan Barang/Jasa di Desa secara Swakelola

 

1. Kasi/Kaur menyusun dokumen persiapan Pengadaan Barang/Jasa di Desa secara Swakelola berdasarkan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) yang terdiri dari:

a.    jadwal pelaksanaan kegiatan;

b.    rencana penggunaan tenaga kerja, kebutuhan bahan, dan peralatan; 

c.    gambar rencana kerja (apabila diperlukan); 

d.    spesifikasi teknis (apabila diperlukan); dan

e.  RAB yang disusun oleh Kasi/Kaur menjelang dilaksanakannya kegiatan Swakelola.

2. Khusus untuk pekerjaan konstruksi, dokumen persiapan Pengadaan melalui Swakelola berupa:

a.    gambar rencana kerja;

b.    jadwal pelaksanaan kegiatan;

c.    spesifikasi teknis;

d.    RAB Pengadaan dan Analisa Harga Satuan ; dan

e.    rencana penggunaan tenaga kerja, kebutuhan bahan, dan peralatan.

3. Kasi/Kaur menyusun dan menetapkan RAB Pengadaan yang dihitung dengan menggunakan data/informasi antara lain:

a.    Harga pasar di Desa setempat; atau

b.    Harga di desa terdekat dari desa setempat. 

4. Dalam hal terdapat perbedaan RAB Pengadaan dengan RAB pada DPA, sepanjang tidak melebihi nilai pagu rincian objek belanja, pengadaan dapat dilanjutkan dengan terlebih dahulu melakukan revisi RAB pada DPA.

 

5. Dalam hal terdapat perbedaan RAB Pengadaan dengan RAB pada DPA yang melebihi nilai pagu rincian objek belanja, pengadaan tidak dapat dilanjutkan dan Kasi/Kaur melapor kepada Kepala Desa.

 

6. Jika sudah selesai disusun, Kasi/Kaur menyampaikan dokumen persiapan Pengadaan tersebut kepada TPK untuk dilakukan Pengadaan melalui Swakelola.

 

 

2. Persiapan Pengadaan Barang/Jasa di Desa melalui Penyedia

 

1. Kasi/Kaur menyusun dokumen persiapan Pengadaan melalui Penyedia berdasarkan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) yang terdiri atas:

a.    waktu pelaksanaan pekerjaan;

b.    gambar rencana kerja (apabila diperlukan); 

c.  KAK / spesifikasi teknis (apabila diperlukan)/daftar kuantitas dan harga (apabila diperlukan); 

d.    Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan

e.    rancangan surat perjanjian.

2. HPS adalah harga perkiraan sendiri yang ditetapkan oleh Kasi/Kaur menjelang dilaksanakannya kegiatan pengadaan melalui Penyedia dengan merujuk pada harga pasar. Harga pasar diperoleh dengan cara mencari informasi tentang harga barang/jasa di Desa setempat dan/atau desa sekitar lainnya, menjelang dilaksanakannya pemilihan Penyedia.

 

Kasi/Kaur dapat menggunakan harga pasar di desa sekitar, apabila barang/jasa yang dibutuhkan tidak ada di desa setempat. Kasi/Kaur menentukan harga pasar dengan memperhatikan kondisi sebagai berikut:

a.    Dalam hal hanya terdapat 1 (satu) Penyedia, maka harga pasar adalah harga yang ditawarkan Penyedia tersebut.

b.    Dalam hal terdapat lebih dari 1 (satu) Penyedia, maka harga pasar adalah 

a)   harga yang paling banyak ditemukan; atau 

b)   harga yang paling rendah, jika tidak ada harga sebagaimana dimaksud pada angka 1).

3. Kasi/Kaur menyusun dan menetapkan HPS yang dihitung dengan cara:

 

a. Menggunakan data/informasi antara lain:

a)   Harga pasar di Desa setempat; atau

b)   Harga di desa terdekat dari desa setempat, dalam hal barang/jasa yang dibutuhkan tidak ada di desa setempat.

b. Memperhitungkan Pajak Pertambahan Nilai ( PPN ) .

c. Memperhitungkan biaya angkut (jika barang yang diadakan tersebut harus diangkut ke suatu tempat yang memerlukan biaya angkut).

 

4. Dalam hal terdapat perbedaan HPS dengan RAB pada DPA, sepanjang tidak melebihi nilai pagu rincian objek belanja, pengadaan dapat dilanjutkan dengan terlebih dahulu melakukan revisi RAB pada DPA.

 

5. Dalam hal terdapat perbedaan HPS dengan RAB pada DPA yang melebihi nilai pagu rincian objek belanja, pengadaan tidak dapat dilanjutkan dan Kasi/Kaur melapor kepada Kepala Desa.

 

6. Rancangan surat perjanjian digunakan untuk transaksi yang membutuhkan penjabaran teknis terkait ruang lingkup kegiatan, hak dan kewajiban para pihak, jadwal pelaksanaan kegiatan, dan lain-lain.

 

7. Dalam hal pelaksanaan Pengadaan dilakukan oleh TPK, Kasi/Kaur menyampaikan dokumen persiapan Pengadaan sebagaimana dimaksud pada angka 1 kepada TPK untuk dilakukan Pengadaan.

 

 

C. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Desa

 

1. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Desa Secara Swakelola

 

Swakelola dilaksanakan berdasarkan dokumen persiapan Pengadaan Barang/Jasa di Desa yang disusun oleh Kasi/Kaur. Swakelola dilaksanakan oleh:

a.    TPK; atau

b.    TPK dengan melibatkan masyarakat.

Pelaksanaan Swakelola dilakukan dengan panduan antara lain:

 

1) TPK melakukan pembahasan kegiatan yang menghasilkan catatan hasil pembahasan.

2) Apabila diperlukan, TPK menentukan narasumber/ tenaga kerja dengan ketentuan sebagai berikut:

a.    Narasumber dapat berasal dari masyarakat Desa setempat, organisasi perangkat daerah kabupaten/kota, dan/atau tenaga profesional; dan/atau

b.    Tenaga kerja diutamakan berasal dari masyarakat Desa setempat.

3) TPK menyusun laporan hasil pelaksanaan kegiatan dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan.

4) Dalam melaksanakan kegiatan swakelola, TPK memanfaatkan sarana/prasarana/peralatan/material/ bahan yang tercatat/dikuasai Desa. Dalam hal pelaksanaan Swakelola membutuhkan sarana prasarana/peralatan/material/bahan yang tidak dimiliki/tidak dikuasai Desa maka TPK melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia.

 

2. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Desa Melalui Penyedia

 

 

Pelaksanaan Pengadaan melalui Penyedia dilakukan:

a. Berdasarkan dokumen persiapan Pengadaan yang disusun oleh Kasi/Kaur.

b. Untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan Swakelola atau kegiatan/belanja yang tidak dapat dilaksanakan dengan Swakelola.

Contoh kebutuhan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan Swakelola antara lain:

a.    pembelian material pada Swakelola pembangunan jembatan Desa; 

b.    sewa peralatan untuk Swakelola pembangunan balai Desa;

c.    konsultan untuk merencanakan pembangunan kantor Desa; atau

d.    konsultan untuk mengawasi pembangunan kantor Desa. 

Sedangankan contoh kebutuhan untuk kegiatan/belanja yang tidak dapat dilaksanakan dengan Swakelola antara lain:

a.    pengadaan komputer, printer, dan kertas;

b.    langganan internet;

c.    pengadaan alat pengeras suara;

d.    sewa tenda;

e.    pengadaan kendaraan bermotor; dan/atau

f.     pengadaan traktor.

d. mengutamakan Penyedia dari Desa setempat.

e. dalam hal Penyedia memerlukan bahan/alat/material maka diutamakan menggunakan bahan/alat/material dari lokasi pekerjaan setempat.

f. Untuk pemilihan Penyedia dengan cara Lelang, TPK menyusun dokumen Lelang yang memuat antara lain:

a.    ruang lingkup pekerjaan dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja (KAK);

b.    Daftar Kuantitas dan Harga;

c.    spesifikasi teknis;

d.    gambar rencana kerja (apabila diperlukan); 

e.    waktu pelaksanaan pekerjaan; 

f.     persyaratan administrasi;

g.    rancangan surat perjanjian; dan 

h.    nilai total HPS.

Persyaratan administrasi untuk Penyedia berupa surat pernyataan kebenaran usaha. Untuk pengadaan seperti kendaraan bermotor, genset, traktor, dan pengadaan dengan metode Lelang, persyaratan administrasi untuk Penyedia berupa izin usaha dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP),

 

 Metode Pengadaan Barang/Jasa di Desa Melalui Penyedia

          Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Desa melalui Penyedia dapat dilakukan dengan cara:

 

1. Pembelian Langsung

 

a.    Yaitu metode pengadaan yang dilaksanakan dengan cara membeli/membayar langsung kepada 1 (satu) Penyedia oleh Kasi/Kaur atau TPK.

Tata cara Pembelian Langsung adalah sebagai berikut:

Kasi/Kaur/TPK memilih Penyedia;

1.     Kasi /Kaur/TPK melakukan negosiasi dengan penyedia untuk memperoleh harga yang lebih baik ;

2.     Transaksi ditunagkan dalam bentuk bukti pembelian atas nama/diketahui oleh kasi/kaur/sebagai pelaksana kegiatan anggaran

.

b.    Permintaan Penawaran

Yaitu metode Pengadaan dengan membeli/membayar langsung dengan permintaan penawaran tertulis paling sedikit kepada 2 (dua) Penyedia yang dilakukan oleh TPK.

Tata cara Permintaan Penawaran adalah sebagai berikut:

1.    TPK meminta penawaran secara tertulis dari minimal 2 penyedia

Permintaan penawaran dilampiri dokumen persyaratan teknis, ( KAK ) , rincian barang/jasa, volume, sfesifikasi teknis , gambar rencana kerja ( apbila diperlukan ), dan atau waktu pelaksanaan pekerjaan dan atau formular surat pernyataan kebenaran usaha ;

2.    Penyedia menyampaikan surat penawaran sebagaimana dimaksud dalam dokumen lelang dan harga disertai surat pernyataan kebenaran usaha ;

3.    TPK mengevaluasi penawaran penyedia ;

4.    Penawaran penyedia dinyatakan lulus apabila memnuhi persyaratan teknis dan harga ;

5.    Dalam hal penyedia yang lulus lebih dari 1, maka TPK menetapkan penyedia dengan harga penawaran terendah sebagai pemenang untuk melaksanakan pekerjaan ;

6.    Dalam hal ada lebih dari 1 penyedia menawar dengan harga yang sama, maka TPK melakukan negosiasi dengan setiap penyedia untuk memperoleh hatga yang paling murah ;

c.    Lelang

Yaitu metode pemilihan Penyedia untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia yang memenuhi syarat.

 

Tata cara Lelang sebagai berikut:

a. pengumuman Lelang;

ü TPK mengumumkan Pengadaan dan meminta Penyedia menyampaikan penawaran tertulis. 

ü Pengumuman dilakukan melalui media informasi yang mudah diakses oleh masyarakat, sekurang-kurangnya di papan pengumuman desa. Pengumuman 

ü Pengadaan sekurang-kurangnya berisi: nama paket pekerjaan, nama TPK, lokasi pekerjaan, ruang lingkup pekerjaan, nilai total HPS, jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, dan jadwal proses Lelang.

Bersamaan dengan pengumuman Pengadaan, TPK dapat mengirimkan undangan tertulis kepada Penyedia untuk mengikuti Lelang.

 

b. pendaftaran dan pengambilan Dokumen Lelang;

ü Penyedia mendaftar untuk mengikuti Lelang.

ü TPK memberikan dokumen Lelang kepada Penyedia yang mendaftar.

c. pemasukan Dokumen Penawaran;

 

Penyedia menyampaikan penawaran tertulis berisi dokumen administrasi serta penawaran teknis dan harga.

 

d. evaluasi penawaran;

ü  TPK mengevaluasi penawaran Penyedia.

ü  Penawaran Penyedia dinyatakan lulus apabila memenuhi persyaratan administrasi, teknis dan harga.

e. Negosiasi ;

ü  Dalam hal terdapat hanya 1 (satu) Penyedia yang lulus, maka TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi.

ü  Dalam hal ada lebih dari 1 (satu) Penyediayang lulus menawar dengan harga yang sama, maka TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) dengan setiap Penyedia untuk memperoleh harga yang lebih murah yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi.

f. penetapan pemenang.

ü  TPK menetapkan Penyedia dengan harga penawaran terendah sebagai pemenang untuk melaksanakan pekerjaan.

ü  Transaksi dituangkan dalam bentuk surat perjanjian antara Kasi/Kaur sebagai pelaksana kegiatan anggaran dengan Penyedia.

Contoh jenjang nilai Pengadaan melalui Penyedia sebagai berikut:

 

1.    Pembelian Langsung ;

Dilaksanakan untuk paket pengadaan sampai dengan Rp 10.000.000,-

(sepuluh juta rupiah )

2.    Permintaan Penawaran

Dilaksanakan untuk paket pengadaan diatas Rp 200.000.000,- ( dua ratus juta rupiah )

3.    Lelang

Dilaksanakan untuk paket pengadaan di atas Rp 200.000.000,- ( dua ratus juta rupiah )

 

Jenjang nilai pengadaan tersebut dapat ditetapkan berbeda oleh Bupati/walikota sesuai dengan wilayah masing-masing.

 

Demikianlah penjelasan mengenai tata cara pengadaan barang/jasa di desa. Semoga bermanfaat untuk memajukan desa di Jawa Barat

 

 

 Bandung, 28 April 2021