Tugas dan kedudukan ULP

Kedudukan , Tugas dan Kewenangan

 Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

By ; budy hermawan

Dengan ditetapkannya Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 tahun 2012 tentang Unit Layanan pengadaan ( ULP ), maka Peraturan kepala LKPP Nomor 002 /PRT/KA/VII/2009 tentang Pedoman Pembentukan Unit layanan Pengadaan (ULP) barang/Jasa Pemerintah dinyatakan dicabut dan tidak berlaku. Hal  ini tentunya akan memiliki dampak yang cukup signifikan dengan keberadaan ULP yang saat ini di berbagai Kementrian/lembaga/satker serta Pemerintah Daerah yang masih menggunakan Perka LKPP Tahun 2009.

Salah satu pertanyaan yang sering muncul pada saat mengisi Bimbingan Teknis Pengadaan barang/Jasa Pemerintah ketika menyampaikan materi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Berdasarkan Perpres Nomor 54 tahun 2010 adalah Bagaimana kedudukan Unit Pelayanan Pengadaan (ULP) dalam struktur organisasi pemerintah daerah dan tugas nya ? Untuk menjawab pertanyaan tersebut kita mulai dengan pengertian Unit Layanan Pengadaan sebagaimana yang tercantum dalam Perpres dimaksud, Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I (Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya) yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada (pasal 1 angka 6). Berdasarkan definisi tersebut dapat diketahui bahwa fungsi utama ULP adalah pelaksanaan pengadaan, artinya unit inilah yang melaksanakan proses pengadaan mulai dari menyusun rencana pemilihan penyedia barang dan jasa sampai dengan melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk. Unit ini bersifat permanen artinya bersifat tetap bukan panitia atau unit ad-hoc. Dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada, karena ULP merupakan unit dari K/L/D/I, maka tentu yang dimaksud dengan berdiri sendiri bukan berarti independepent, tetapi unit dengan tugas pokok tersendiri dalam struktur K/L/D/I.

Sebelum menguraikan lebih lanjut mengenai kedudukan ULP dalam Struktur Organisasi Pemerintah Daerah, perlu dicermati lebih dahulu kedudukan ULP dalam struktur organisasi pengadaan. Pasal 7 ayat (1) menyebutkan bahwa Organisasi Pengadaan Barang/Jasa untuk Pengadaan melalui Penyedia Barang/Jasa terdiri atas :

a. PA/KPA;

b. PPK;

c. ULP/Pejabat Pengadaan;

d. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan.

Dari struktur tersebut tampak bahwa organisasi ULP berada bersama PA/KPA dan PPK dan memiliki tugas dan fungsi yang erat dalam proses pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Namun untuk lebih jelasnya mari kita cermati hubungan kerja antar unit-unit tersebut. Pasal 17 angka (2) huruf j menyebutkan bahwa salah satu tugas pokok dan kewenangan ULP adalah memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA jadi jelas bahwa ULP bertanggungjawab kepada PA/KPA. Bagaimana hubungan kerja antara PPK dan ULP? Pasal 12 ayat 1 menyebutkan bahwa PPK merupakan Pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA untuk melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa, jadi sama-sama bertanggungjawab kepada PA/KPA dan sama-sama betugas melaksanakan pengadaan. Apabila dicermati lebih lanjut pasal-pasal yang mengatur organisasi pelaksana pengadaan sebenarnya terdapat batasan yang jelas antara tugas PPK dan ULP. PPK bertanggungjawab atas keseluruhan pelaksanaan pengadaan baik secara teknis maupun substansif sampai berakhirnya pelaksanaan pekerjaan, sementara ULP bertanggungjawab terutama terhadap proses “pemilihan” penyedia barang dan jasa. Tampaknya hubungan kerja PPK dengan ULP merupakan hubungan kerja yang bersifat subtansif dalam pelaksanaan pengadaan. Hal ini antara lain ditunjukkan oleh pasal 11 ayat 2 huruf a yang menyebutkan bahwa selain tugas pokok dan kewenangannya PPK dapat menetapkan tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis (aanwijzer) untuk membantu pelaksanaan tugas ULP.

Kedudukan Unit Pelayanan Pengadaan dalam struktur organisasi pemerintah daerah, Sebenarnya definisi ULP yang dikemukakan di awal tulisan telah menyebutkan bahwa ULP merupakan unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I. Untuk lebih tegasnya coba kita konsultasikan dengan pengertian perangkat daerah menurut Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Pasal 1 angka 7 dan 8 menyatakan bahwa perangkat daerah adalah unsur pembantu kepala daerah dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah yang terdiri dari sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah, kecamatan dan kelurahan. Berdasarkan uraian di atas menjadi jelas bahwa kedudukan ULP di daerah adalah unit pelaksana teknis yang memiliki tugas pokok melaksanakan pengadaan barang dan jasa terutama dalam hal proses pemilihan penyedia barang dan jasa.

Selanjutnya apa tugas ULP dalam proses pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Berdasarkan Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan pengadaan didalam Pasal 8 dinyatakan bahwa tugas ULP adalah sebagai berikut :

a.       Mengkaji Ulang Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa bersama PPK

b.      Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa

c.     Mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa di Web site K/L/D/I masing-masing dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat, serta menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan pada Portal Pengadaan Nasional ;

d.      Menilai kualifikasi penyedia barang/jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi ;

e.       Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk ;

f.       Menjawab sanggahan ;

g.  Menyampaikan hasil pemilihan dan menyerahkan salinan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa kepada PPK ;

h.      Menyimpan Dokumen asli pemilihan penyedia barang/Jasa ;

i.        Mengusulkan perubahan HPS, KAK, Spesifikasi teknis pekerjaan dan Rancangan Kontrak kepada PPK ;

j.        Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan barang/jasa kepada Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi;

k.      Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa kepada PA/KPA ;

l.        Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan barang/jasa di lingkungan ULP ;

m. Melaksanakan pengadaan barang/jasa dengan menggunakan sistem pengadaan secara elektronik ;

n.      Melaksanakan evaluasi terhadap proses pengadaan barang/jasa yng telah dilaksanakan ; dan

o.     Mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup dokumen pengadaan, data survai harga, daftar kebutuhan barang/jasa/ daftar hitam penyedia.

Berkaitan dengan telah keluarnya Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2012 yang mengatur tentang tugas, kewenangan , ruang lingkup serta tata kerja, maka kiranya Kementrian/Lembaga/Intansi dan daerah dalam hal ini Kepala Daerah agar segera merevisi keberadaan ULP berdasarkan aturan yang terbaru dan berlaku. Hal ini mengingat bahwa payung hukum yang mengatur  tentang keberadaan ULP dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor  Nomor 002 /PRT/KA/VII/2009 tentang Pedoman Pembentukan Unit layanan Pengadaan (ULP) barang/Jasa Pemerintah dinyatakan dicabut dan tidak berlaku. Hal ini untuk mengantisipasi permasalahan hukum dimana akan terjadi sanggahan bahwa Media ( ULP )  sebagai sarana proses “ pemilihan “ barang/jasa dianggap batal demi hukum  dengan alasan bahwa payung yang mengatur ttg keberadaan ULP dianggap telah kadaluarsa.

Demikian kiranya analisa serta kajian tentang kedudukan, tugas serta ruang lingkup keberadaan ULP Pengadaan Barang/Jasa sebagai bahan kajian kita bersama.