MASA KRITIS KONTRAK PBJ

Sekarang sudah bulan Mei tetapi baru beberapa paket saja yang dilelangkan oleh pokja ULP, itupun paket-paket yang sebenarnya termasuk kategori standar (20% value dalam pareto atau low risk, low impact dan low juga nilai uangnya) dengan masa pelaksanaan hanya 1 atau 2 bulan saja, seperti pengadaan komputer, konsultan sederhana, dsb. Sedangkan pekerjaan-pekerjaan konstruksi fisik dan paket pekerjaan yang cukup strategis sampai bulan ke 5 ini belum ada satupun yang masuk ke ULP (unit layanan pengadaan).

Baru sekitar 30 paket-an dari sekitar 200-an paket atau 15% dari keseluruhan paket di ULP ini yang baru dilaksanakan pemilihan penyedianya. Padahal kalau kita benar-benar menghitung jadual alokasi pelaksanaan pemilihan penyedia secara ideal dengan memperhitungkan semua kebutuhan waktu dalam proses pemilihan maka pada awal bulan Mei ini sudah masuk ke dalam bulan kritis dalam jadual keseluruhan pemilihan penyedia.

Berikut adalah hitung-hitungan jadual dari pemilihan penyedia barang/jasa, kita coba tarik mundur dari masa akhir pengadministrasian pencairan keuangannya:

1. Akhir administrasi keuangan => tanggal 20 Desember

Memang kontrak bisa saja sampai dengan akhir tahun yaitu tanggal 31 Desember, namun secara administratif kita tahu bahwa pemrosesan pencairan dalam pelaksanaannya dilakukan sampai dengan tanggal 20 Desember, bila melebihi tanggal tersebut maka harus ada jaminan pembayaran atau proses administrasi lainnya untuk memproses pencairannya.

2. Alokasi Keterlambatan Pekerjaan => Akhir Kontrak => tanggal 1 November

Alokasikan berapa lama kita akan memberikan waktu KETERLAMBATAN pelaksanaan pekerjaan, dalam Perpres 54 tahun 2010, standarnya adalah diambil dari denda 1 per mil per hari keterlambatan dengan nilai maksimal adalah nilai jaminan pelaksanaan, sehingga maksimal keterlambatan adalah 50 hari, kalau dalam kontrak dimunculkan denda keterlambatan sebesar 1 permil. Alokasi untuk keterlambatan ditarik mundur dari tanggal 20 Desember adalah sekitar tanggal 1 November.

Kalau akhir kontrak lebih dari tanggal ini maka sebaiknya denda keterlambatan jangan diset 1 permil, tetapi ditambah disesaikan dengan rumus => DENDA x alokasiwaktu = 5%,misalkan alokasi waktu terlambat hanya 10 hari maka => DENDA x 10 = 5% => DENDA = 5/100 : 10 = 5-permil

Sehingga Akhir Kontrak yang tercantum dalam kontrak adalah tanggal 1 November bila kita mengalokasikan keterlambatan 50 hari.

3. Masa Pelaksanaan (misal 3 bulan) => Mulai kontrak tanggal 1 Agustus

Tarik mundur dengan masa pelaksanaan dari tanggal 1 November akan diperoleh tanggal dimulainya kontrak, misalkan masa pelaksanaannya adalah 3 bulan maka akan diperoleh mulai kontrak pada tanggal 1 Agustus.

4. SPPBJ, Persiapan Kontrak dan Alokasi Masa Sanggah Banding

Masa Sanggah Banding seringkali tidak diperhitungkan dalam alokasi penjadualan proses pemilihan penyedia, meskipun benar adanya bahwa dengan munculnya persyaratan harus menyertakan jaminan sanggah banding sebesar 2 permil dari HPS cukup mengurangi nyali para penyanggah yang tidak serius dalam mengajukan keberatannya sehingga jumlah sanggah banding akhir-akhir ini relatif menurun.

Namun tetap saja sebaiknya kita harus mengalokasikan waktu untuk proses ini, apalagi kalau melihat sekarang ini sudah banyak para peserta yang benar-benar mengerti tantang proses pelelangan yang dilakukan pemerintah, sudah banyak sekali alumni TOT yang tersebar di seluruh Indonesia, sehingga ilmu pengadaan barang jasa pemerintah sudah mulai menyebar di seluruh Indonesia, belum lagi teknologi informasi yang semakin mempermudah komunikasi, konsultasi pengadaan dapat dilakukan via internet seperti melalui blog saya ini atau beberapa blog teman lainnya, ada via facebook, bahkan via handphone baik itu sms atau telpon langsung. Tiap hari saja ada telpon atau sms yang masuk berkonsultasi tentang kasus-kasus pengadaan, dalam Blackberry saya pun ada grup khusus yang membahas pengadaan, baik untuk pemula atau senior. Sehingga kemungkinan sanggah banding tetap masih ada dengan semakin meleknya para user perpres 54.

Kemudian dari penerbitan SPPBJ diberikan alokasi waktu 14 hari kerja bagi PPK dan calon penyedia untuk menandatangani kontrak, 14 hari kerja ini seringkali tidak dimaksimalkan untuk membuat kontrak yang benar-benar dapat menyeimbangkan keuatan antara PPK dengan Penyedia dan meminimalkan resiko bagi PPK.

Sanggah banding yang mengalokasikan 5 hari untuk masa sanggah banding dan 15 hari kerja untuk menjawab sanggah banding, plus maksimal 14 hari kerja dari SPPBJ ke Kontrak, akan diperoleh sekitar 1,5 bulan untuk alokasi waktunya. Kalau kita tarik mundur dari tanggal mulainya kontrak, maka akan diperoleh tanggal 15 Juni atau pertengahan bulan Juni sebagai tanggal Pengumuman Pemenang Pemilihan Penyedia Barang/Jasa.

5. Proses Pemilihan Penyedia Barang/Jasa (B/PK/JL 1 bulan atau Konstruksi 2 bulan)

Untuk pekerjaan pengadaan barang, jasa lainnya an pelaksana konstruksi, proses pemilihan penyedia paling cepat dapat dilakukan dalam waktu 1 bulan sedangkan konsultansi sekitar 2 bulan (plus pra kualifikasinya). Sehingga kalau kita tarik mundur dari jadual sebelumnya (pertengahan Juni) maka diperoleh waktu pertengahan Mei sebagai jadual kritis untuk memulai proses pemilihan penyedia barang jasa.

Dari runutan tarik mundur tersebut diperoleh tanggal 15 Mei atau pertengahn Mei sebagai Jadual Kritis untuk dimulainya proses pelaksanaan pemilihan penyedia untuk masa pelaksanaan pekerjaan 3 bulan. 15 Mei bukannya hari ini? ya berarti hari ini adalah tanggal kritis untuk segera dilakukannya pengumuman lelang pekerjaan yang pelaksanaannya 3 bulan, ini pun untuk pekerjaan barang/jasa lainnya/konstruksi, sedangkan untuk jasa konsultansi tentanya masa kritisnya sudah lewat… masa kritis sudah lewat bukan berarti sudah mulai sehat seperti di ruang ICU di rumah sakit tapi justru ya Just Too Late, alias terlambat, tinggal berdoa saja mudah-mudahan tidak ada sanggah banding dan TIDAK ADA GAGAL LELANG, karena alokasi perhitungan waktu ini belum memperhitungkan GAGAL LELANG, yaitu bila terjadi kejadian-kejadian yang mengakibatkan harus diulangnya keseluruhan proses pemilihan.

Untuk itu kepada para PPK, PPTK, dan Pengguna Anggaran pada Dinas/SKPD/Instansi mohon kiranya segera mengajukan HPS, SPek Teknis dan Draft kontrak paket pekerjaan yang akan dilelangkan kepada ULP, karena bulan ini sudah masuk dalam masa kritis dalam Jadual Pemilihan Penyedia.

Bagaimana kalau pelaksanaannya lebih dari 3 bulan??? Ajukan saja segera permohonan proses pemilihannya kepada ULP, ULP selalu siap membantu anda