 |
| Oleh Budy Hermawan Widyaiswara BPSDM Jawa Barat Fasilitator PBJ LKPP |
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah mempunyai
peran penting dalam pelaksanaan
pembangunan nasional untuk peningkatan pelayanan publik dan pengembangan perekonomian nasional dan daerah. Selain itu tujuan pengadaan
Barang/Jasa diharapkan juga mampu memberikan pemenuhan nilai manfaat yang sebesar-besarnya (value for money), peningkatan penggunaan produk dalam negeri, meningkatkan peran
Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan Koperasi; meningkatkan peran pelaku usaha nasional, mendukung
pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang/jasa hasil penelitian, meningkatkan keikutsertaan industri
kreatif, mewujudkan pemerataan ekonomi dan perluasan
kesempatan usaha dan meningkatkan pengadaan
yang berkelanjutan
Dengan
peranan yang begitu penting dalam pelaksanaan pembangunan Nasional, maka salah satu upaya untuk
mencapai tujuan pengadaan diatas adalah
melalui peningkatan kualitas perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Perencanaan Barang/Jasa yang
tepat menjadi peranan penting atas
berhasil atau tidaknya mencapai tujuan pengadaan barang/jasa tersebut. Perencanaan pengadaan barang/jasa melibatkan pelaku pengadaan yaitu PPK dan PA. PA dapat mendelegasikan tugas dan kewenangan dalam Perencanaan
Pengadaan kepada KPA. Para pelaku pengadaan tersebut akan menentukan kualitas perencanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah.
Perencanaan
kebutuhan merupakan pintu awal dari rangkaian proses pengadaan barang/jasa.
Oleh karena posisinya sebagai entry point, perencanaan kebutuhan
ini memiliki posisi strategis dan sangat menentukan dalam keberhasilan baik
proses maupuan hasil dari pengadaan. Bahkan terminologi pengadaan dalam Peraturan Presiden
Nomor 16 Tahun 2018 tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021
tentang Perubahan atas Peraturan Presiden
Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pasal 1 ayat (1) yang inheren dalam
definisi pengadaan barang/jasa pemerintah.
Dalam
penjelasan Perpres juga menguraikan perencanaan kebutuhan pengadaan yang kurang
baik menjadi salah satu kendala dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa
pemerintah selain persoalan pengesahan anggaran yang terlambat, tidak
segera dilaksanakannya pengumuman pelaksanaan pemilihan penyedia, hingga belum
meratanya kompetensi dari pengelola pengadaan.
Untuk Peningkatan Kualitas
Perencanaan PBJP, PA selaku
penanggung jawab kegiatan,
dalam melakukan penyusunan RKA yang di dalamnya terdapat pengadaan barang/jasa telah mempertimbangkan hal-hal
sebagai berikut:
1. Identifikasi kebutuhan barang/jasa sesuai dengan
Rencana Kerja;
2. Penyusunan spesifikasi teknis/KAK sesuai kebutuhan;
3. Ketersediaan barang/jasa dan/atau penyedia di pasar;
1. Ketersediaan barang/jasa yang dibutuhkan dalam bentuk produk/jasa dalam negeri; dan
2. Penyusunan RAB sesuai spesifikasi teknis/KAK sebagai dasar pengusulan anggaran.
Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah meliputi:
1. Identifikasi Pengadaan
Barang/Jasa;
2. Penetapan Jenis Barang/Jasa;
3. Cara Pengadaan;
4. Pemaketan dan Konsolidasi;
5. Waktu Pemanfaatan Barang/Jasa; dan
6. Anggaran Pengadaan.
Salah satu upaya untuk mencapai tujuan pengadaan barang/jasa adalah melalui peningkatan kualitas perencanaan Pengadaan Barang/Jasa. Peningkatan kualitas perencanaan pengadaan barang/jasa dapat dilakukan dengan cara:
a. PA selaku penanggung jawab kegiatan, dalam
melakukan penyusunan RKA yang di dalamnya
terdapat pengadaan barang/jasa telah mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
1) Identifikasi kebutuhan barang/jasa sesuai dengan
Rencana Kerja;
2) Penyusunan spesifikasi teknis/KAK sesuai kebutuhan;
3) Ketersediaan barang/jasa dan/atau penyedia di pasar;
4)
Ketersediaan
barang/jasa yang dibutuhkan dalam bentuk produk/jasa dalam negeri; dan
5)
Penyusunan RAB sesuai spesifikasi teknis/KAK sebagai dasar pengusulan anggaran.
b. PA selaku penanggung jawab kegiatan, dalam
melakukan penyusunan RKA perlu mempertimbangkan untuk melibatkan para pihak dalam ekosistem
pengadaan, antara lain:
1)
UKPBJ, termasuk
pengelola pengadaan barang/jasa, personel lainnya dan agen
pengadaan; dan
2) APIP masing-masing K/L/PD.
c. Dalam penyusunan Perencanaan Pengadaan, PA/KPA
dan PPK perlu mempertimbangkan:
1) Hasil monitoring
evaluasi pada tahun
sebelumnya;
2) Analisis pasar;
dan/atau
3) Rekomendasi strategi
pengadaan.
yang dilakukan atau
didapat dari berbagai sumber, antara lain: laporan evaluasi pengadaan yang dilakukan
oleh UKPBJ dan APIP masing-masing K/L/PD, rekomendasi LKPP atau
BPKP.
Pelaku pengadaan
dalam tahap perencanaan pengadaan terdiri dari PA dan PPK. PA dapat mendelegasikan tugas dan kewenangan
dalam perencanaan pengadaan kepada KPA. PA/KPA atau PPK dalam menyusun
perencanaan pengadaan dapat dibantu oleh Sumber Daya Pengelola Fungsi Pengadaan
Barang/Jasa dilingkugan K/L/PD. PA mempunyai tugas dn kewenangan menetapkan
perencanaan pengadaan, menetapkan dan mengumumkan RYP dan melaksanakan
konsolidasi pengadaan baramg/jasa. Tugas dan kewenangan PPK diantaranya adalah
melaksanakan penyusunan perencanaan pengadaan untuk tahun anggaran berikutnya
sesuai kebutuhan K/L/PD yang rercantum dalam RKA K/L atau RKA PD. Dalam hal PPK
membutuhkan pengelola pengadaan barang/jasa atau personel lainnya, tim teknis , atau agen pengadaan, PPK mengusulkan kepada
PA/KPA. Pada anggaran belanja APBD, PPK yang dirangkap oleh KPA dapat
menugaskan PPTK untuk menyusun Perencanaan Pengadaan. PPTK yang ditugaskan dalam menyusun Perencanaan Pengadaan harus memenuhi
persyaratan persyaratan kompetensi PPK
Perencanaan
kebutuhan adalah salah satu mata rantai dalam perencanaan pengadaan. Perencanaan
pengadaan juga sekurangnya memuat ruang lingkup kegiatan pengadaan, analisa
pasar penyedia barang jasa, identifikasi resiko dan penentuan metode pengadaan.
Mengacu pada konsep dasar perencanaan, perencanaan kebutuhan merupakan proses
pengambilan keputusan atas sejumlah alternatif (pilihan) mengenai unsur-unsur
yang harus dipenuhi terhadap barang/jasa guna mencapai tujuan yang dikehendaki.
Dalam
memulai perencanaan kebutuhan, perlu secara mendalam dipahami beberapa unsur
dasar kebutuhan yakni pertama, karakteristik dari barang/jasa yang
dibutuhkan. Barang/jasa yang ditentukan harus selaras dengan tujuan pengadaan.
Karakteristik ini menyangkut jenis/bentuk produk, kualitas dan kuantaitas
serta kualifikasi produk, kondisi ketersediaan dan kontinuitas
barang/jasa, life-cycle cost (biaya siklus hidup produk),
adanya barang/jasa alternatif atau pengganti, dan opsi penggambungan jasa dan
barang.
Unsur kedua berkaitan
dengan sifat dan skala kebutuhan. Pada unsur kedua ini dipahami apakah produk
yang dibutuhkan bersifat rutin, musiman atau pengadaan yang dilakukan hanya
sekali. Sifat produk ini juga berhubungan dengan skala kebutuhan yang
menguraikan seberapa sering barang/jasa digunakan. Dalam unsur ini juga
ditentukan dimensi waktu yang berkaitan dengan kapan barang/jasa dibutuhkan dan
jangka waktu pemenuhannya. Kesalahan dalam menentukan sifat dan skala kebutuhan
akan berdampak pada akuntabilitas pengadaan.
Unsur ketiga yakni
anggaran dan sumber daya yang tersedia. Pemetaan sumberdaya yang ada menjadi
bahan pertimbangan apakah kebutuhan barang/jasa yang akan diadakan termasuk
dalam kategori sangat mendesak atau tidak. Apakah sumber daya yang ada sudah
cukup dan dapat dioptimalkan sehingga tidak perlu dilakukan pengadaan. Hal ini
penting karena berhubungan dengan alokasi anggaran publik yang harus cermat dan
jelas peruntukan dan pemanfaatannya. Terkait dengan pemenuhan kebutuhan
barang/jasa, ketersediaan anggaran saat ini atau anggaran tahunan atau
perkiraan anggaran untuk belanja barang/jasa menjadi keharusan termasuk sumber
anggarannya.
Kebutuhan
terhadap barang/jasa yang tepat tertuang dalama analisa kebutuhan yang
merupakan dokumen tertulis. Dokumen analisa kebutuhan ini yang menjadi penentu
bagi PA/PPK merumuskan persyaratan-persyaratan pengadaan barang/jasa.
“Persyaratan” beda dengan “keinginan”. Persyaratan adalah unsur-unsur yang
teridentifikasi dan terukur yang menjadi kebutuhan dasar dalam pemenuhan
barang/jasa. Sementara “keinginan” adalah kepentingan subyektif dari stakeholder yang
berpotensi mengabaikan kebutuhan nyata.
Dokumen
persyaratan yang sesuai dengan analisa kebutuhan akan menjawab persoalan
pertentangan kepentingan yang tidak jarang terjadi baik dalam proses
perencanaan maupun dalam pemilihan barang/jasa. Kemudian dapat mendorong
partisipasi dan kompetisi yang sehat antar penyedia serta terpenuhinya asas
keadilan dan akuntabilitas publik.
Dokumen
terkait dengan perencanaan kebutuhan ini umumnya termaktub dalam Kerangka Acuan
Kerja (KAK)/term of references (TOR). Namun tidak jarang
dituangkan kembali dalam bentuk dokumen spesifikasi teknis, dokumen
syarat-syarat teknis, dokumen kuantitas dan harga termasuk dokumen harga
perkiraan sendiri (HPS).
Perencanaan
kebutuhan yang dilakukan oleh PA/PPK dilakukan melalui 2 (dua) cara yakni
secara mandiri (pendekatan internal institusional) dan menggunakan jasa pihak
ketiga. Hal ini sangat tergantung dengan kompleksitas kebutuhan yang
direncanakan. Akan tetapi pada hakikatnya, munculnya jasa pihak ketiga ini juga
berangkat dari analisa kebutuhan secara mandiri yang dilakukan oleh pihak
PA/PPK yang secara teknis dapat dibantu oleh tim teknis.
Harus
diakui bahwa perencanaan kebutuhan yang dilakukan selama ini membutuhkan
perbaikan dan penyempurnaan. Kendala pemahaman yang belum komprehensif, keterbatasan
sumber daya manusia serta dimensi waktu yang kurang memadai, memungkinkan
analisa kebutuhan ini belum “siap saji” untuk dilakukan proses pengadaan lebih
lanjut. Kita berkeinginan menghindari KAK/TOR yang disajikan hampir semua
diadopsi dari kegiatan tahun-tahun sebelumnya atau sekedar memodifikasi
redaksional dan teknis.
Untuk
itu penting dilakukan upaya-upaya intensif untuk mendorong perencanaan
kebutuhan yang akuntabel. Standar operasional prosedur (SOP) dalam analisa
kebutuhan barang/jasa, peningkatan kapasitas SDM, serta perencanaan waktu yang
baik dalam proses penyusunan kebutuhan ini perlu untuk dikedepankan.
Secara makro, dimungkinkan adanya kebijakan dalam bentuk Peraturan Kepala
Daerah yang secara menyeluruh mengatur ketentuan dan prosedur perencanaan
kebutuhan pengadaan barang/jasa.
Komentar
Posting Komentar